作成データを後で整理、分類しやすいように、名前付けをしたいですね。いつもどんなファイル名にしておくべきかで悩みます。日付をファイル名に含めるかどうかも悩みのひとつです。
作成日は自動で記録されるが…
データの作成日や更新日はパソコンが自動的に記録してくれるし、ファイルは自動記録された日付順で並べ替えられるので、ファイル名に作成した日付を含めなければいけないわけではありません。
しかし、日付がタイトルに含まれていたほうが後でわかりやすい、見やすいファイルがあります。我が家ではスナップ写真や学校プリントなどがそうです。しかも写真データやプリントのスキャンデータは、ファイル名に日付を含めるようにしないと、ほかのファイルと名前がかぶってしまう可能性がかなりあるので、そのようなデータにはファイル名に日付を含めるべきだと考えています。
もちろん、日付を含んだ名前のフォルダを作成し、そこにファイルを保存することで、たとえ名前がかぶってしまうファイルが存在しても、保存することはできます。例えばphoto_20170914というフォルダにimg0001.jpgが、photo_20170915というフォルダにもimg0001.jpgが入っている場合です。一度ソフトで命名規則を設定しておけば自動的にその名前で保存してくれるような機能を使っていると、このように同じファイル名のデータがたくさん作成されている状態になりやすいです。保存の時に、いちいちファイル名をどうするか悩まなくてもいいのでとても便利な機能なのですが、このようなファイル名を日常的に使用してしまうと、あとで機械検索するときに困ることになります。なぜなら違うフォルダの中のimg0001.jpgがずらりと検索結果として出てきてしまうからで、さらにそこから必要なファイルを探し出すときに何らかの絞り込みをしなくては、目的のファイルを探せないからです。
保存名をどうするかはかなり面倒くさい作業の一つですが、後々のことを考えるのならば、ひと手間かかったとしても、少し工夫した名前にしておいたほうが苦労しないです。そこで私は、ファイル名にも名前を含めるようにしています。そのことでファイル名の重複を避け、後で検索や分類、整理をするときに無駄な手間をかけなくても済みます。
例えば学校プリントであれば、スキャンした日にちをファイル名に含む「20170914プリント算数誰々0001.jpg」のような名前にしています。
日付を名前に含める意味がないデータもある
どんなデータでもファイル名に日付を含めるべき、とも言えないのがまた大きな悩みの一つです。
例えば、購入した音楽CDや本のスキャンでは、ファイル名に名前を含めても、あまり意味がありません。なぜならこのようなファイルはほぼ「完成したデータ」であって、日付が問題になることや日付を変更することが少ないからです。むしろ日付をデータ名に含めてしまうとファイル名が無駄に長くなりすぎて、見づらくなってしまいます。同じ名前になるデータを作成する可能性はほとんどないですし、作成された時間も関係ありません。
このようなデータには日付を入れないほうが見やすく、検索もしやすいです。
ただし、ここでも例外はあります。例えば同じ音楽でも自分で作成している途中の音楽データであれば、日付をデータに含めたり、バージョンを記しておかないと、後で「やっぱり前のほうが良かった」となったときに、データを探したり戻したりするのが難しくなってしまいます。執筆中の物語のデータなども同じように日付をファイル名に含めて保存し、バックアップしておくことがあるでしょう。あるいは年別で同じタイトルの本が出されている場合なども、日付を含めておかないと重複ファイルが出てくる可能性があります。年別の場合は「2017年版~~」などの名前が付けられるので、正確な作成日を含めるわけではありませんが、作成年を含んでいると考えることもできます。
作成された日付が分類、整理に役立つかどうか?
作成したデータを保存するときに、ファイル名に日付を含めるかどうかを判断する基準は「日付で分類したり整理することがあるか?」だと考えています。いつものルーティンワークによって中身は違えど同じようなデータが作成され、その作成されたデータを、過去のある時点にさかのぼって探して見返してみたり、新しいデータと比較したり、再びコピーを取って利用することがある、というのであれば、ファイル名には日付を含めたほうが、扱いやすいデータになるかと思います。